Tietosuojaseloste

TEKKA Webservices Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

TEKKA Webservices Oy (2948154-9)

Eemelintie 19, 004600 Mäntsälä

0505458050

info@fiacos.fi

www.fiacos.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kari-Pekka Hakola

info@fiacos.fi

3 Rekisterin nimi

TEKKA Webservices markkinointi- ja asiakasrekisteri.

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterissä käsitellään henkilötietoja rekisteröidyn luvalla, asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi, TEKKA Webservices Oy:n tarjoamien palveluiden markkinoimiseksi, asiakkaiden profiloimiseksi, asiakaspalvelun laadun parantamiseksi ja viestinnän kohdistamiseen.

Käsittelyperusteemme on markkinoinnin osalta oikeutettu etu. Lähetämme sinulle myös suostumuksesi perusteella sähköisiä suoramarkkinointiviestejä.

TEKKA Webservices Oy ei kerää luottokorttitietoja, sillä korttimaksujen käsittely on ulkoistettu Stripe Payments Europe Limited-yhtiölle, joka määrittelee erikseen ja itsenäisesti laskutusta varten tarvittavien tietojen käsittelyn suhteessa asiakkaaseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Yrityksen yhteyshenkilön nimi
  • Yrityksen tai yksityisen elinkeinonharjoittajan nimi
  • Osoitetiedot
  • Sähköpostiosoite
  • Y-tunnus
  • Puhelinnumero
  • Ostohistoria, reklamaatiot, alennukset ja muut kaupalliset tiedot
  • Voimassa olevan asiakkuuden taso ja voimassaoloaika
  • Verkkokäyttäytymiseen (esim. sivuvierailut) liittyvät tiedot TEKKA Webservices Oyn verkkosivustoilla ja -palveluissa
  • Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. tapahtumiin, kilpailuihin ja webinaareihin osallistuminen)
  • TEKKA Webservices Oyn verkkosivujen ja -palveluiden käyttöön liittyviä teknisiä tietoja
    • IP-osoite
    • selaintyyppi
    • käyttöjärjestelmä
    • evästeet

Käytämme kolmansien osapuolien analytiikkatyökaluja, jotta voimme parantaa verkkosivujen ja -palveluiden käyttökokemusta. Käyttämämme analytiikkatyökalu on Google Analytics, jonka avulla keräämme mm. klikkauspolkuja ja lataustietoja. Tarkempi kuvaus Google Analyticsin palvelusta ja tietojen käytöstä löytyy osoitteesta https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fi

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja suoraan asiakkailta ja julkisista lähteistä (esim. asiakasyrityksen omat verkkosivut) asiakassuhteen alkaessa ja asiakassuhteen aikana.

Seuraamme myös evästeitä ja vierailuja TEKKA Webservices Oyn verkkosivuilla ja -palveluissa, mikä tarkoittaa IP-osoitteiden käsittelyä. Tarkempi kuvaus evästeiden käytöstä löytyy evästeselosteesta.

Voimme saada päivityksiä henkilötietoihin suoraan asiakkailta tai ulkopuolisilta toimijoilta lain ja rekisteröidyn suostumuksen sallimissa rajoissa.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Voimme käyttää erillisiä henkilötietojen käsittelijöitä tietosuojalainsäädännön mukaisesti tilanteessa, jossa yhteistyökumppanimme suorittaa TEKKA Webservices Oyn lukuun tehtävää, joka on rekisteröityjen tietojen käyttötarkoituksen mukainen tai käytämme ohjelmistoa, joka on toisen toimijan ylläpitämä. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että yhteistyökumppani käsittelee henkilötietoja vain tehtävän vaatimalla käsittelytavalla.

Muissa tapauksissa rekisteröityjen henkilötietoja ei käsitellä ulkopuolisen palveluntarjoajan avulla ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille. Käytämme verkkopalvelun maksuliikenteen käsittelyssä Stripe Payments Europe Limited (Irlanti) yhtiötä, joka on Stripe, Inc. (USA) tytäryhtiö. Stripe Payments Europe Limited käsittelee maksutapahtumia, ja niihin liittyviä henkilötietoja, yhdessä Stripe, Inc. kanssa EU-US Privacy Shield Framework mukaisesti.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen käsittelyssä lakia sekä viranomaisten ohjeita ja määräyksiä. Rekisteri on tallennettu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuun tietokantaan ja levyjärjestelmään, johon on pääsy vain TEKKA Webservices Oyn valtuuttamilla henkilöillä. IT-infrastruktuurin palveluntarjoajana käytetään Amazon Web Services Euroopassa sijaitsevia datakeskuksia. Tietokannoista ja levyjärjestelmistä otetaan automaattisesti säännöllisiä varmuuskopioita, joita säilytetään IT-infrastruktuurin palveluntarjoajan datakeskuksissa. Säilytämme varmuuskopioita maksimissaan 30 päivän ajan.

10 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Säilytämme henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin kunnes peruutat suostumuksesi tai sitä ennen itse tulkitsemme, ettet enää halua olla markkinointimme kohteena. Varmuuskopioissa sijaitsevat henkilötiedot poistuvat varmuuskopion vanhenemisen yhteydessä.

11 Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja siihen on pääsy ainoastaan niillä, jotka tarvitsevat kyseistä aineistoa työtehtäviensä hoitamiseen.

12 Sähköinen aineisto

Sähköinen aineisto kerätään ja säilytetään tietokantoihin ja levyjärjestelmiin, joista otetaan automaattisia varmuuskopioita. Tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Aineistoon on pääsy ainoastaan niillä, jotka tarvitsevat kyseistä aineistoa työtehtäviensä hoitamiseen.

13 Rekisteröidyn oikeudet

13.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä TEKKA Webservices Oy rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden valita, toimittaako se rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisena vai osoittaako se paikan, jossa tiedot pidetään nähtävillä. Vastaamme kyselyyn mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 30 vuorokauden kuluessa.

13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia hänestä rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon oikaisua.

Asiakas voi päivittää osaa omista henkilötiedoistaan www.fiacos.fi-palvelussa. Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi itse korjata tai päivittää tietojaan, on hänen ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai virheen havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, tulee korjauspyyntö osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Korjauspyyntö tulee osoittaa sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden tarkistaa korjattavaksi vaaditut tiedot ulkoisesta lähteestä ennen rekisteritietojen korjaamista.

Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti ilman aiheetonta viivytystä havaitsemansa virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen rekisteritiedon.

13.3 Oikeus pyytää tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa poistamista. Poistamme henkilötiedot lukuun ottamatta tietoja, joita tarvitaan mahdollisten sopimusten toteuttamiseen tai lainsäädännön vaatimien velvollisuuksien täyttämiseen. Henkilötietojen poistopyynnöt tulee osoittaa sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle kohdassa mainittuun osoitteeseen. Henkilötiedot poistetaan verkkopalvelusta ilman aiheetonta viivytystä ja varmuuskopioista ne poistuvat varmuuskopion vanhentuessa.

13.4 Oikeus kieltää henkilötietojen käyttö markkinointitarkoituksiin

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.

13.5 Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos rekisteröity kokee, että hänen tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia on loukattu.

13.6 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain

  • rekisteröidyn suostumuksella
  • oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
  • tärkeää Euroopan unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.

13.7 Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kun henkilötietojen perusteena on oikeutettu etumme tai käsittelyyn annettu suostumus.

13.8 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa koneluettevassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille.

14 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tässä selosteessa esitetyt käsittelytapamme voivat toimintamme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, ja siten tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla, joten kehotamme sinua aika-ajoin lukemaan sen sisällön.